Cuánto te cuesta teclear los pedidos a mano (con calculadora)

En muchos distribuidores y fabricantes, cada pedido que llega por email se copia a mano en el ERP: cliente, dirección, fecha de entrega y cada línea con su referencia, cantidad y precio. Es un trabajo que nadie ve en la cuenta de resultados porque no tiene factura propia, pero se paga cada mes en horas de personal.

Este artículo te ayuda a ponerle un número. Al final tienes una calculadora con tus propios datos.

De dónde sale el tiempo

Teclear un pedido no es solo escribir. La persona abre el email, descarga el PDF o el Excel, busca al cliente en el ERP, traduce las referencias del cliente a las vuestras, comprueba precios y fechas, y al final revisa que el total cuadre. En los pedidos que vemos en pymes industriales, eso lleva entre 3 y 6 minutos por pedido, y más si el pedido tiene muchas líneas o llega escaneado.

• Abrir el email y el adjunto, y localizar al cliente
• Traducir la referencia del cliente a tu código de artículo
• Teclear cada línea: referencia, cantidad, precio y fecha
• Revisar que el total y la dirección de entrega cuadran
• Responder al cliente o avisar a almacén

Un ejemplo con números

Un distribuidor que recibe 500 pedidos al mes y tarda 4 minutos de media en cada uno dedica 2.000 minutos al mes a teclear: unas 33 horas, casi una semana de trabajo de una persona. Con un coste de 25 € por hora, son unos 830 € al mes y casi 10.000 € al año.

A eso hay que sumar los errores. Una referencia o una cantidad mal copiada acaba en un envío equivocado, una devolución y un cliente molesto. Ese coste es difícil de medir, pero cualquiera que lleve pedidos sabe que existe.

Calcula tu caso

Cambia los valores con los datos de tu empresa. El ahorro supone que, con la entrada automatizada, revisar un pedido lleva menos de un minuto: la IA lo lee y tu equipo solo aprueba o corrige lo que viene marcado.

Qué cambia al automatizar la entrada de pedidos

Automatizar no significa que nadie mire los pedidos. Significa que nadie los teclea. La IA lee el email, el PDF o el Excel, extrae cada línea, la compara con tu catálogo y tus clientes, y deja el pedido preparado. Tu equipo lo aprueba con un clic, y los pedidos con algo raro (un total que no cuadra, una referencia desconocida) aparecen marcados para revisarlos.

En nuestras pruebas con 18 pedidos de ejemplo en PDF, Excel y email, la IA leyó correctamente los 500 campos, con unos 7 segundos por pedido. Antes de implantar nada en una empresa, el piloto se mide con sus pedidos reales.

Cuándo compensa

• Recibes más de 300 pedidos al mes por email
• Una o varias personas dedican buena parte del día a teclear pedidos
• Tus clientes envían pedidos en formatos distintos (PDF, Excel, texto en el email)
• Los errores de transcripción ya te han costado devoluciones o clientes

Si tu empresa es industrial y está en el País Vasco, la ayuda de inteligencia artificial de SPRI puede cubrir buena parte del proyecto.

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